Is het je wel eens overkomen dat je een paar uur op zoek was naar dat ene bestand waarvan je zeker wist dat je het ergens had opgeslagen? Precies dat bestand wat nu zo goed van pas zou komen? Dat je moest graven in een stapel oude schijven of moest zoeken op de computer van je collega? En dat je uiteindelijk alleen een verouderde versie te pakken krijgt? Zoek niet verder, lees dit artikel over archiveren.
Opslaan en terugvinden
Mijn zoon is veertien, zit op de HAVO en moest deze week drie hoofdstukken geschiedenis leren. Het is informatie waar hij op z’n zachtst gezegd weinig mee heeft. We zitten midden in een lock-down dus zijn omgeving is niet veel groter dan het het computerscherm, dat de ene minuut als school fungeert en het andere moment als toegang tot alle games van de wereld die veel interessanter zijn dan stadhouders en raadpensionarissen.
Misschien herken je het zelf nog van vroeger, hoe krijg je al die informatie in je hoofd? Mij werd op school wel duidelijk gemaakt wát ik allemaal moest leren, maar niet hoe. Kennelijk gaat men er op school vanuit dat je je dat vanzelf wel weet.
Psycholoog Gino Camp legt in een podcast van de Universiteit van Nederland uit hoe leren ongeveer werkt. Wat ik er vooral uit haalde was dat het leerproces niet gebeurt tijdens het lezen van de stof, maar vooral tijdens het ophalen van de informatie uit je geheugen.
Je kunt ervan uit gaan dat wat je leest wordt opgeslagen in je hoofd, legde ik mijn zoon uit. Zie het als een harde schijf waarop plaats is voor enorm veel informatie. Wat je hebt gelezen staat ergens op de schijf. De kunst is de informatie op het juiste moment weer terug te kunnen vinden. Het is dat terugvinden dat je moet oefenen. Alleen het lezen, het ‘opslaan’, het archiveren, is niet genoeg, het gaat er vooral om dat je het terug vindt. Door het herhaaldelijk op te zoeken op de schijf weet je het steeds beter terug te vinden.
Archiveren en het probleem met je folderstructuur
Tijdens je werk zal het ook jou ongetwijfeld vaak gebeuren. Als je fotograaf bent bijvoorbeeld, werk je dagelijks met grote hoeveelheden fotobestanden. En van iedere foto heb je wellicht nog verschillende versies ook. Allemaal netjes opgeslagen in mapjes, maar hoe vind je over een jaar of twee terug wat je vandaag hebt opgeslagen? Of hoe krijg je een overzicht van alle foto’s voor die ene klant of opdracht? Je hebt het wel ergens opgeslagen, maar een snel overzicht van alle foto’s uit Parijs is lastig te maken als ze verdeeld over allerlei mapjes zijn opgeslagen.
Wat je eigenlijk zou willen
Zou het niet mooi zijn als je verzamelingen foto’s als previews zou kunnen aanbieden aan je contacten? Zodat ze kunnen zien wat je in huis hebt, en eenvoudig kunnen aangeven welk bestand ze willen hebben? Zonder meteen je hele archief openbaar te maken, want je wilt natuurlijk wel je copyright bewaken.
DAM: Digital Assets Management
Als je tot hier bent gekomen in dit artikel wordt het tijd om na te denken over een gesystematiseerde aanpak. Gestructureerd archiveren kan met een DAM systeem, een Digital Assets Management systeem.
Met DAM-software kunt je al je digitale bestanden op één plek uploaden, opslaan, organiseren, beheren, delen en volgen vanuit één enkele bron. Het stelt je in staat om het altijd, overal en op elk apparaat te openen. Er worden regelmatig backups uitgevoerd om ervoor te zorgen dat al je bestanden veilig en beschermd zijn. Bovendien kunnen admin-gebruikers toegang verlenen tot specifieke bestanden of weigeren door specifieke rollen met toegangscontrole. DAM-software wordt ook gebruikt om digitale bestanden uit het verleden te archiveren en huidige inhoud en creatieve workflows te automatiseren en te stroomlijnen. Er is een grote keuze in Dam systemen, maar wij kozen voor ResourceSpace.
ResourceSpace
Speciaal voor het archiveren van foto’s en videos hebben we voor een aantal opdrachtgevers het open source pakket ResourceSpace ingezet.
Omdat ResourceSpace open source is, is het in hoge mate configureerbaar en schaalbaar op basis van de grootte en behoeften van je bedrijf. Je kunt de interface en koptekst van de software aanpassen aan je merknaam en de naam van je bedrijf – wat best gaaf is.
Je kunt al je bestanden veilig archiveren in het systeem. Zo kun je bijvoorbeeld hele photoshop bestanden uploaden zonder dat ze publiekelijk toegankelijk worden. Je kunt collecties maken op basis van jouw zoektermen en de previews met je opdrachtgever delen. Je opdrachtgever kan eenvoudig aangeven wat hij wil. Daarna kun je hem download toegang geven.
Er is nog veel meer mogelijk met het ResourceSpace systeem. Teveel om allemaal in dit artikel te behandelen. Op https://www.resourcespace.com/ kun je alle mogelijkheden bekijken. Je kunt er zelfs gratis probeerversie met 100 Gb opslag krijgen!
Open Source
Wij kozen voor ResourceSpace omdat het open source software is en vanwege de fantastische functionaliteiten. Omdat het pakket Open Source is kunnen we het zelf hosten op eigen servers. Waarom nog zelf hosten zal je zeggen. Omdat we daardoor alle controle hebben over de configuratie en over de vrijwel ongelimiteerde opslag. Bovendien is het een fijn idee als je baas bent over je eigen bestanden.
Groot en klein
Dam(n)! Dat is zowel handig voor de zelfstandige fotograaf als voor een groot bedrijf met vestigingen over de hele wereld. Je kunt het DAM systeem zien als een ‘single source of truth’ voor al je digitale bestanden. Niet langer zoeken op computers van collega’s, oude schijven en mailboxen, in je ResourceSpace vind je altijd de laatste versie van je Powerpoint bestand, je logo of je leveringsvoorwaarden.
Kies de ResourceSpace die bij jou past
Je kunt kiezen;
- Ga voor de gratis ResourceSpace versie via:
https://www.resourcespace.com/pricing - Kies een betaalde variant:
https://www.resourcespace.com/pricing - Kies voor de Open Source versie en eigen hosting:
https://www.resourcespace.com/knowledge-base/systemadmin/install_overview
We vinden het leuk om je te helpen
Wil je de open source versie, volledige controle, en je data op een eigen server? Maar wil of kun je de installatie, hosting en onderhoud niet zelf doen? We helpen je graag verder. Dat vinden we leuk. We zijn er namelijk van overtuigd dat we nog lang niet alle mogelijkheden van ResourceSpace hebben benut.
Bel of mail Martin, dan bespreken we de opties!